Es importante separar el término trabajo remoto de la pandemia de la COVID-19, ya que no es exclusivo de esta problemática que padecemos. Aunque pudiéramos decir que es un término relativamente reciente, el trabajo remoto ha sido una opción laboral desde hace casi cincuenta años. Sin embargo, los avances tecnológicos, la reorganización laboral y nuestro modo de vida han hecho que cobre mayor fuerza tanto en la República Dominicana como en todo el mundo.
Existen varios términos que se utilizan para definir el trabajo que se realiza desde un lugar alejado de la oficina u organización para la cual se realiza una labor remunerada. Podemos llamarlo teletrabajo, trabajo a distancia, trabajo desde el domicilio o trabajo remoto. En este artículo nos referiremos al término como trabajo remoto.
Cuando Jack Nilles realizó la propuesta de llevar el trabajo al trabajador y no el trabajador al trabajo, en el libro The Telecommunications Transportation Tradeoff: Options for Tomorrow, en 1973, su interés estribaba en reducir costos, y, en este caso, costos vinculados al traslado de las personas y el consumo de combustible. En la actualidad, se puede decir que existe una correlación directa entre el aumento considerable del trabajo remoto y la pandemia de la COVID-19 que afecta al mundo, dada la necesidad de mantener una política de quedarnos en casa para evitar la propagación del virus y sus posibles efectos. En este sentido, nos encontramos en un punto donde es indispensable generar una transición forzada de la fuerza laboral tradicional presente en los espacios de trabajo a otros formatos como pudieran ser el mixto o el que se realiza totalmente a distancia.
El empleado tradicional estaba acostumbrado a un esquema de trabajo presencial bajo el cual asistía cada día a un espacio predeterminado por el empleador en el que le facilitaban todas las herramientas necesarias para cumplir con sus funciones en un tiempo definido. Algunos empleadores más orientados a resultados permitían un formato mixto donde se requería la presencia, aunque esporádica o limitada a reuniones específicas. Debemos excluir de estos esquemas a aquellas personas cuya labor puede realizarse completamente a distancia, como son los especialistas en redes sociales, los ingenieros de sistemas y otras profesiones de trabajo autónomo o freelancer.
El avance de las nuevas tecnologías ha sido un gran aliado del trabajo remoto y lo seguirá siendo. La facilidad de contar con dispositivos tecnológicos portátiles y el acceso al servicio de internet en cualquier parte del mundo nos permiten realizar las labores sin importar el espacio donde estemos. En este caso pudiéramos aplicar el refrán de que todo depende del cristal con que se mire. El formato escogido por las organizaciones dependerá de muchos factores, como la naturaleza del trabajo, la flexibilidad de los empleados y sus empleadores para realizar la transición al trabajo remoto total o parcial, la capacidad de contar con mediciones y controles apropiados para una gestión efectiva, entre otros.
Categorías del trabajo remoto
De acuerdo con la Sexta Encuesta Europea sobre las Condiciones de Trabajo, realizada por la Organización Mundial del Trabajo en el 2015, la fuerza laboral cuenta con cuatro categorías relacionadas con las tecnologías de la información y la comunicación (TIC). Estas son: empleados que trabajan desde casa y que se caracterizan por el uso constante de las TIC; empleados con alta movilidad que son capaces de trabajar desde diferentes lugares de forma regular, con un alto nivel de movilidad y uso de las TIC; empleados con uso ocasional de las TIC que trabajan en uno o varios lugares fuera de la oficina de forma ocasional y con un menor nivel de movilidad que el grupo de alta movilidad; y empleados que laboran de forma exclusiva en el espacio físico de la institución, con o sin uso de las TIC.
Para aquellos empleados que ya trabajaban desde la casa o que tenían una alta movilidad, la situación de la pandemia no representó mayor reto, ni tampoco para sus empleadores. Esta realidad es totalmente diferente para los empleados que, por la naturaleza de su trabajo, hacían un uso limitado de las TIC o para aquellos que trabajaban única y exclusivamente dentro de la institución. Estos dos grupos se han visto forzados a la transición obligada, urgente y poco planificada.
Para llevar a cabo esta transición —forzada o planificada— del trabajo presencial al remoto, es importante tomar en consideración varios aspectos tanto desde la perspectiva de la organización como del empleado. En cuanto a la organización, debe contar con estrategias de comunicación efectivas, definir un esquema apropiado de supervisión y trabajo por objetivos definidos, realizar un reajuste de procesos, decidir quien suple las herramientas tecnológicas (equipos, plataforma y sistemas informáticos) para la realización del trabajo, ejecutar un adecuado proceso de entrenamiento y establecer si el trabajo será total o parcialmente remoto. Con respecto al empleado, hay que tener en cuenta que menor supervisión se traduce en un sentido de responsabilidad mayor, pero sobre todo se debe tomar en consideración su salud mental (situaciones emocionales a raíz de una menor facilidad de interacción con los pares, supervisores y staff), su motivación, la planificación adecuada de la agenda de trabajo y metas a corto, mediano y largo plazo, así como la posibilidad de llevar a cabo el trabajo en un esquema asincrónico, de contar con un espacio adecuado en el hogar, y su capacidad para balancear las labores con el quehacer doméstico y familiar.
Beneficios y retos
Tanto para el empleador como para el empleado existen muchas ventajas que pudieran ayudar a inclinar la balanza a favor de la modalidad remota. Evidentemente, para una organización lo primero a tomar en cuenta son los beneficios económicos. El trabajo remoto reduce los costos operativos, como espacio, electricidad, personal adicional, además de que incrementa los niveles de felicidad del empleado, lo que se traduce en una mayor productividad. De igual modo, existen múltiples ventajas para el empleado, como el ahorro de alimentos y del costo del transporte. Y no solo hablamos de dinero, también hablamos de tiempo, de la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar del mundo, de contar con mayor creatividad y enfoque, lo que se traduce en un mayor compromiso del empleado.
Ciertamente, no todo es color de rosa; también hay retos importantes que deben ser superados para que la dinámica funcione y sus frutos sean los esperados. Cuando una organización toma la decisión de hacer la transición al modelo no tradicional (ya sea totalmente a distancia o mixto), debe evaluar su infraestructura tecnológica, readecuar procesos, definir condiciones y contar con un liderazgo que gestione de forma adecuada al personal. Lo mismo sucede con el empleado, pues es imprescindible que cuente con una personalidad proactiva, fuerte (por ejemplo, para afrontar la soledad, la ansiedad o el estrés), enfocada en resultados, con un espacio de trabajo apropiado en su casa (iluminación, mobiliario, comodidad), herramientas para la realización del trabajo (computadora, electricidad continua, servicio de internet), pero, sobre todo, con capacidad de autogestión.
Ahora, hay un beneficio que es común para el empleador y el empleado, pero que repercute directamente en el mundo en que vivimos: reducción de la contaminación y el impacto ambiental. Además, el trabajo remoto permite una redistribución geográfica más homogénea, pues no se requiere que los empleados estén ubicados en espacios cercanos a las grandes urbes —donde se encuentran las ofertas laborales mejor remuneradas— y pueden vivir en cualquier parte del territorio.
¿Cómo lo hacemos?
La nueva dinámica del trabajo remoto requiere un alto nivel de resiliencia y capacidad de autogestión. Por lo tanto, es importante tomar en consideración algunos consejos para cumplir con los compromisos de trabajo de forma efectiva:
Readecuar la rutina de trabajo al espacio personal. Esto implica crear una nueva rutina tomando en consideración variables con las que regularmente no necesitamos lidiar en horario laborable (niños, cocina, limpieza, entre otras).
Definir un esquema de trabajo diario que permita separar lo laboral de lo personal en un solo espacio: la casa, lo que dista mucho de lo que se hace. Es imprescindible crear un horario de inicio de labores, recesos y cierre. Respetar el tiempo personal, es decir, no invadir nuestro tiempo de descanso y recreo por el trabajo.
Prepararse para el trabajo. Si es posible, «vestirse» como si uno fuese a la oficina, preparar una lista con las metas del día y/o definir la metodología a usar. Tomar en cuenta todo aquello que permita mentalizarse de forma adecuada para el trabajo.
Distracciones. Es muy difícil excluirlas de esta nueva dinámica, pero, en la medida de lo posible, se debe evitar distraerse con situaciones que no requieran atención inmediata en el hogar.
Definir los momentos en que se interactuará con el equipo, los pares, amigos o colaboradores sobre temas no relevantes. Esta dinámica es de gran importancia para la salud mental del empleado.
Debemos estar conscientes de que el desequilibrio y el estrés que está generando el trabajo remoto durante la pandemia no debe predisponernos negativamente. Al igual que todo en la vida, se trata de concebir un ritmo que ofrezca tranquilidad y estabilidad para que, en medio de un espacio limitado, rodeado de la familia y con una dinámica para la que no se estaba preparado, se puedan cumplir las metas laborales establecidas. Todo esto implicará desarrollar habilidades diferentes de interacción laboral y personal a través de las nuevas tecnologías, además de elaborar una estrategia laboral mezclada con la personal.
Plataformas de apoyo
Una de las grandes ventajas de vivir en la era digital es el gran abanico de opciones que podemos encontrar para facilitar el trabajo remoto. Uno de los puntos más importantes a la hora de elegir la plataforma a utilizar es su nivel de seguridad y las garantías que pueda ofrecer tanto a la institución como al empleado.
Compartimos algunas plataformas de uso frecuente en la actualidad:
Microsoft Teams: permite una interacción con el equipo de trabajo y la centralización de documentos en OneDrive para acceder y trabajar con ellos desde cualquier lugar, al igual que compartir documentos para visualizar o editar. Cuenta con una herramienta excelente para la realización de reuniones o actividades virtuales con un alto nivel de control. Su costo debe ser evaluado.
Google Classroom: dispone de una plataforma muy completa para crear y compartir documentos (y editarlos simultáneamente), agendar reuniones y realizarlas virtualmente. Es gratuita y con altos niveles de seguridad, pero limitada al sector educativo.
Zoom: es una herramienta para videoconferencias y seminarios virtuales. Tiene la ventaja de su popularidad y su simplicidad. El limitado nivel de seguridad ha generado muchas controversias, sobre todo en los espacios académicos, y es preciso considerar el costo que puede implicar para las organizaciones que lo deseen implementar.
Cisco Webex Teams: ofrece un conjunto completo de herramientas que permiten la conexión en cualquier momento, en cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Es bastante completo, permite videollamadas y cuenta con un alto nivel de seguridad, pero se deben considerar los costos.
Skype: permite la realización de videollamadas, compartir documentos, chatear y otras bondades. Es fácil y rápido de instalar, pero está limitado a 50 participantes. Es gratuito y se popularizó hace unos 15 años. Se usa más en el entorno personal.
La herramienta más conveniente siempre será la que cubra las necesidades de la organización; todo depende del uso que se le dará y del presupuesto disponible.
Regulación en la República Dominicana y otros países de América Latina
El proyecto de Ley de Promoción y Difusión del Teletrabajo en la República Dominicana tiene como objetivo definir, regular y establecer las políticas públicas de la nueva modalidad laboral en el país. Fue presentado en octubre del 2010 y depositado en la Cámara de Diputados el 21 de agosto del 2012. El 8 de octubre del mismo año recibió́ el dictamen favorable de la comisión evaluadora, quedando pendiente su aprobación o rechazo por parte del Pleno de los Diputados.
El proyecto de ley, que fue reintroducido en el Senado dominicano el 29 de enero del 2020 con el nombre de Proyecto de Ley sobre el Trabajo a Distancia o Teletrabajo, define el trabajo a distancia o teletrabajo como «aquel que se realiza fuera de los locales de la empresa, mediante la utilización de medios automáticos, de telecomunicaciones y análogos». Esta ley busca regular y proteger a los trabajadores bajo una nueva modalidad de trabajo y presenta las obligaciones y deberes tanto del empleador como del empleado, así́ como otros puntos de vital importancia a tener en consideración al realizar un trabajo a distancia, como el alto nivel de confidencialidad de la información que se maneja.
El artículo 6 de la ley presenta explícitamente la condicionante de que «si el trabajo a distancia no forma parte de la descripción inicial del puesti, la decisión de pasar a trabajar es reversible, por acuerdo entre las partes». Este es un tema que nos ocupa directamente bajo el escenario actual de la pandemia, pues por razones ajenas a nuestra voluntad muchas instituciones se vieron en la obligación de reformular su esquema de trabajo para preservar la salud de su empleomanía, pero esto no obliga a la organización a mantener el teletrabajo una vez que la situación de crisis de salud sea superada.
Brasil fue el primer país que empezó́ a hablar sobre teletrabajo en el año 1997, pero no fue hasta noviembre del 2017 cuando la ley entró en vigor. Le siguió los pasos Colombia en el 2008 cuando promulgó la Ley 1221. Costa Rica, en agosto del 2008, emitió el Decreto 34704 con el propósito de generalizar la práctica en todo el sector público, y en septiembre del 2019 se aprobó la Ley de Teletrabajo; Perú, en el 2013, aprobó el reglamento laboral de teletrabajo; México, en junio del 2015, incluyó el término trabajo a domicilio en la Ley Federal del Trabajo y en el 2019 incorporó un nuevo capítulo para definir el teletrabajo u home office. Y en el presente año, Panamá, Chile y Uruguay legislaron en idéntico sentido.
En cambio, Argentina, uno de los países de América Latina que cuenta con más empleados que utilizan el formato de trabajo remoto, no cuenta con una ley que lo regule.
Lo inesperado
No resulta necesario imaginárselo; tan solo basta preguntar a amigos y relacionados de qué manera fue el proceso de transición del trabajo normal al remoto tras el anuncio de la pandemia.
La respuesta puede variar. Por un lado, está el que llegó una mañana a la oficina y por la tarde le informaron que debía llevarse todo lo necesario para continuar su trabajo desde el hogar; y por el otro, aquel cuya empresa coordinó un lento proceso de transición. También alguien, de seguro, conocerá organizaciones que cuentan con procesos más formales, donde se realizó una transición organizada y eficiente tomando en cuenta todas las necesidades del empleado y las exigencias del empleador.
¿La buena noticia? Tras superar la situación de salud mundial que nos afecta, podremos entender que el trabajo remoto dista mucho de cómo lo entendemos actualmente, pues bajo el esquema actual debemos estar atentos a diferentes necesidades en el hogar, desde apoyar a nuestros hijos en sus procesos educativos (tras el cierre temporal de las instituciones educativas), cocinar y hacer los quehaceres del hogar (pues no contamos con ayuda para realizar algunas tareas básicas), etcétera. Al realizar el trabajo desde casa en una situación normal, no tendremos que lidiar con la combinación de funciones que en estos días de pandemia se entremezclan y nos agobian.
La empresa consultora Global Workplace Analytics, con sede en California, considera que aún después de la COVID-19 muchos empleados no regresarán de forma inmediata a sus espacios físicos de trabajo. Su presidente, Kate Lister, resaltó que «nuestro mejor estimado es que entre un 25 y un 30 por ciento de la empleomanía continuará trabajando de forma remota varias veces a la semana hasta el fin del 2021». Esto implicará que los gerentes replanteen su forma de liderar, enfocándose más en los resultados que en el seguimiento constante a la fuerza laboral.
Finalmente, es importante resaltar que nos encontramos justo en medio de la tormenta. Es hora de preguntarnos si nos enfocaremos en lo perdido o en lo ganado. Inclinemos la balanza a pensar que esta situación nos presenta una gran oportunidad de innovar en la forma de gestionar nuestras organizaciones, pero, más aún, la ocasión de abrir una ventana de opciones para ofrecer al equipo de trabajo una nueva dimensión laboral, siempre buscando el bienestar institucional y la felicidad y tranquilidad emocional de todos los involucrados.
Referencias
Alamo, Verónica et al.: El futuro del trabajo en América Latina y el Caribe: ¿Cómo garantizar los derechos de los trabajadores en la era digital?, Banco Interamericano de Desarrollo, 2019.
Corib, Miguel: «Teletrabajo: pasado, presente y futuro», Bloglenovo[enlínea],<https://www.bloglenovo.es/teletrabajo-pasado-presente-y-futuro>. [Consulta: 27/ 4/2020]
Informe de la Academia Internacional para el Desarrollo del Teletrabajo en América Latina y el Caribe. Estado del Teletrabajo en América Latina y el Caribe, 2017, <https:// cidtt.org/wp-content/uploads/2018/03/Estado-delTeletrabajo-en-América-Latina.pdf>.
Messenger, Jon et al.: Working anytime, anywhere: The effects on the world of Work, Eurofound and the International Labour Office, Génova, 2017.
Organización Mundial del Trabajo: Sixth European Working Conditions Survey, 2015, <https://www. eurofound.europa.eu/surveys/european-workingconditions-surveys/sixth-european-workingconditions-survey-2015>.
Ripani, Laura de: «Coronavirus: un experimento de teletrabajo a escala mundial», Blogs.iadb [en línea], <https://blogs.iadb.org/trabajo/es/coronavirus-unexperimento-de-teletrabajo-a-escala-mundial/>. [Consulta: 5/7/2020]
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